UNTERNEHMEN

Konstruktionsbüro und Bauunternehmen für Hallen im Leicht-Systembau. Das Konzept der Bauweise wurde vom Unternehmensinhaber entwickelt. Nach diesem Prinzip werden Lager- und Fertigungshallen, Autohäuser oder auch Verkaufshallen konstruiert, gefertigt und gebaut – ab Oberkante Fundament bis zur Schlüsselübergabe.

AUSGANGSSITUATION

In diesem Unternehmen ist viele Jahre „einfach nur gearbeitet“ worden. So wie sich die Arbeitsabläufe mal „eingeschliffen“ hatten, ging es Jahr um Jahr weiter. Die Mitarbeiterinnen im Büro haben zwar mal gewechselt, aber immer so weitergearbeitet, wie bereits die Vorgängerin. Obwohl klar war, dass die Schränke nicht funktionell eingerichtet waren, wurden keine Umstellungen vorgenommen. Dafür hatte niemand Zeit – für die ständigen Umwege aber doch.

An der technischen Büroausstattung wie PCs und der Telefonanlage hatte der Zahn der Zeit genagt. Miteinander vernetzte PCs gab es nicht. Ein weiterer, erheblicher Kostenfaktor war die nach 15 Jahren immer noch gemietete Telefonanlage. Für Telefonapparate, die schon seit Jahren defekt oder sogar zurückgegeben waren, wurden immer noch Mietgebühren bezahlt.

Auch die Softwareausstattung musste generalüberholt werden. Die vorhandenen Produkte konnten vielerlei Daten nicht mehr verarbeiten. MS-Outlook war zwar vorhanden, aufgrund des fehlenden Internetzugangs jedoch nicht im Einsatz. Internet und E-Mails wurden von einem Techniker-PC aus bedient. Dort musste das Internet nach Gebrauch separat abgeschaltet werden. Die Projektplanung des Hallenbauers gestaltete sich auf der „Erfahrungsbasis“. Die Internetseite war in einem völlig veralteten Layout und nicht selbst zu bedienen.

PROJEKTARBEITEN

SOFTWARE@BÜRO kümmerte sich in Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern um die Neuanschaffung der Hardware und richtete ein kleines Netzwerk ein. Jeder Mitarbeiter erhielt eine eigene E-Mail-Adresse, die über MS-Outlook zu bedienen war. Ebenso wurde der Kalender eingerichtet, damit eine Terminplanung vorgenommen werden konnte. Anschließend erhielten die Mitarbeiter eine Einweisung in die Handhabung der neuen Hard- und Software.

Büroschränke und Schreibtische wurden von Unnötigem befreit und völlig neu organisiert.

SOFTWARE@BÜRO sichtete die Verträge mit den Telefon- und Internetdienstanbietern, kündigte diese und kümmerte sich um neue Verträge. Eine neue Telefonanlage wurde angeschafft, die den erweiterten Ansprüchen des Unternehmens gerecht wurde. Die Kostenreduzierung aufgrund dieser Neuerungen war erheblich. Die Anschaffung der Telefonanlage hatte sich nach zwei Jahren amortisiert.

Weiter ging es mit der Auswahl einer Projektplanungssoftware, deren Einrichtung und die Einweisung der Mitarbeiter. Von nun an konnte jeder Mitarbeiter verfolgen, welche Arbeitsschritte im anstehenden Projekt als nächstes zu folgen hatten, wer die Lieferanten waren und, wenn nach der Baustellenadresse gefragt wurde, konnte auch diese Frage direkt beantwortet werden.

Die neue Website wurde mit einem Content-Management-System (CMS) entwickelt. Neue Texte, Bilder und Beschreibungen waren eine weitere Aufgabe von SOFTWARE@BÜRO. Nach Fertigstellung waren die Mitarbeiter des Unternehmens selbst in der Lage, Ergänzungen oder Änderungen vorzunehmen.